zapisy

Co to jest Krajowy System e-Faktur i od kiedy obowiązuje?

e-faktury

Aktualnie e-faktura funkcjonuje jako jedna z akceptowalnych form dokumentowania sprzedaży, równolegle z fakturami papierowymi i istniejącymi już fakturami elektronicznymi w obrocie gospodarczym.

Docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ogólnokrajowy system teleinformatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych).

Głównym celem Krajowego Systemu e-Faktur jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez ich przesyłanie do jednego centralnego miejsca. Dzięki temu systemy fakturowania i księgowości są połączone z KSeF, umożliwiając przesyłanie faktur sprzedaży za pośrednictwem tego systemu. Dodatkowo, KSeF umożliwia odbieranie faktur przez systemy księgowe, które zostały już przejęte przez KSeF. System ten również oferuje funkcje zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

  • za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów
  • przy użyciu programów komercyjnych.

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia:

  • wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur
  • zarządzanie uprawnieniami
  • sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) KSeF
  • podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).

Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.

Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) ?

Od stycznia 2022 roku korzystanie przez przedsiębiorców z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Przedsiębiorcy sami decydują, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF czy tak jak do tej pory (w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej, np. w pliku PDF).

Wg pierwotnych założeń, wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych) w Krajowym System e-Faktur (KSeF) miało nastąpić:

  • 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT
  • 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.

W dniu 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało, o planowanym przesunięciu terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Do końca 2024 roku fakturowanie w KSeF nie będzie obligatoryjne.

Jaki korzyści dla przedsiębiorców wynikają z KSeF?

Wdrożenie ujednoliconego standardu obrotu e-fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organom podatkowym, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo, dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści, takie jak:

  • Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni.
  • Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa.
  • Zakończenie przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej.
  • Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat.
  • Mniejsza ilość danych do przesyłania – podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla faktur na żądanie organów podatkowych.
  • Eliminacja ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury.
  • Standaryzacja e-faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia oraz księgowanie.
  • Pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy.
  • Mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur.
  • Automatyzacja procesów fakturowania.
  • Brak konieczności dodawania oznaczenia „DUPLIKAT” przy ponownym wystawieniu faktury.
  • Brak konieczności dodawania oznaczenia „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” przy wystawianiu faktury korygującej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top